SAP RE-FX et CLM
La conformité à la norme IFRS 16 ne devrait pas poser de problème de gestion manuelle.
Lorsqu’ils sont correctement mis en œuvre, SAP RE-FX et CLM transforment l’une des normes comptables les plus complexes de la finance moderne en un processus automatisé, auditable et conforme en permanence.
La norme
La norme IFRS 16 a bouleversé la manière dont les contrats de location figurent au bilan.
Depuis janvier 2019, IFRS 16 impose aux organisations de comptabiliser directement au bilan les contrats de location à long terme, à la fois comme un actif au titre du droit d’utilisation et comme une dette locative. Ce qui relevait auparavant du hors-bilan est désormais visible, mesurable et soumis à un suivi comptable continu.
Pour les organisations gérant d’importants portefeuilles de contrats de location — qu’il s’agisse d’immobilier, d’équipements, de véhicules ou de licences — les implications opérationnelles sont considérables. Les données relatives aux contrats doivent être centralisées et les calculs automatisés. Les écritures comptables doivent être générées, suivies et mises à jour à chaque modification des conditions contractuelles.
La plupart des organisations sous-estiment la complexité inhérente à ce suivi. IFRS 16 ne se limite pas à une transition ponctuelle ; il s’agit d’une obligation de conformité continue qui impacte vos contrats, vos immobilisations, votre grand livre et vos reportings financiers, mois après mois, pendant toute la durée de chaque contrat concerné.
SAP RE-FX et CLM,
la réponse intégrée.
Lumveris met en œuvre SAP CLM (Contract and Lease Management) en l’intégrant à SAP RE-FX (Flexible Real Estate Management) et SAP FI-AA ; il s’agit de la seule combinaison garantissant une conformité IFRS 16 entièrement automatisée et de bout en bout au sein de votre environnement SAP.
SAP RE-FX : le socle immobilier
RE-FX est le module indispensable à toute mise en œuvre de CLM impliquant des actifs immobiliers. Il assure une gestion détaillée de votre portefeuille immobilier : propriétés, surfaces louées, conditions de loyer, règles d’indexation et échéanciers contractuels. Il constitue la source de référence pour les données relatives à vos contrats de location.
SAP CLM : le moteur IFRS 16
S’appuyant sur RE-FX, CLM prend en charge toutes les exigences de la norme : calcul de l’actif au titre du droit d’utilisation, comptabilisation de la dette locative, application du taux d’actualisation et génération automatique des écritures comptables transmises directement à SAP FI. Toute modification contractuelle dans RE-FX déclenche un recalcul automatique dans CLM.
SAP FI-AA : l’intégration des immobilisations
Les actifs au titre du droit d’utilisation créés par CLM sont gérés comme des immobilisations dans FI-AA, incluant la planification complète des amortissements, la réévaluation en cas de modification du contrat et la sortie d’actif à l’échéance du bail. L’ensemble du cycle de vie est automatisé et auditable.
Architecture :
Un flux de données unique. Aucune intervention manuelle.
Saisie du contrat dans RE-FX
Les données du bail sont saisies et gérées dans SAP RE-FX (montants des loyers, durées, calendriers d’indexation, détails des surfaces). Il s’agit de la source unique d’information pour votre portefeuille de contrats de location.
Transmission automatique vers CLM
CLM extrait les paramètres pertinents du contrat (durée du bail, échéancier de paiement, taux d’actualisation applicable) et calcule la valeur de l’actif au titre du droit d’utilisation ainsi que le passif locatif à la date de début du contrat.
Création de l’actif (droit d’utilisation) dans FI-AA
CLM déclenche la création de l’actif au titre du droit d’utilisation dans le registre des immobilisations. L’amortissement est programmé automatiquement sur la durée du bail et intégré aux états financiers.
Génération des écritures comptables dans FI
Toutes les écritures liées à la norme IFRS 16 (comptabilisation de l’actif et du passif, charges d’intérêts, amortissements, ventilation des paiements de loyer) sont générées automatiquement et comptabilisées dans le grand livre.
Gestion des modifications contractuelles en temps réel
Les révisions de loyer, prolongations de bail ou résiliations anticipées — toute modification dans RE-FX — déclenchent un recalcul automatique dans CLM, mettent à jour les valeurs du passif et de l’actif, et génèrent les écritures de réévaluation nécessaires dans FI.
Pourquoi c'est important
Les arguments opérationnels en faveur d'une bonne exécution.
Diagnostic d'abord. Configuration ensuite.
Approche simple : voici comment nous le mettons en œuvre.
Calendrier indicatif : 4 à 6 mois pour la mise en place des processus et la configuration, hors migration des contrats historiques. Le périmètre de la migration est évalué au cas par cas.
1 Diagnostic
Nous commençons par auditer votre portefeuille de contrats de location existant ainsi que le traitement comptable actuellement appliqué. Nous identifions tous les contrats entrant dans le champ d’application de la norme IFRS 16, évaluons la qualité des données dans les systèmes sources et analysons les écarts entre vos processus actuels et les exigences de la solution CLM. Aucune configuration n’est entreprise tant que les fondations n’ont pas été parfaitement appréhendées.
2 Configuration & Integration
SAP CLM et RE-FX sont configurés en fonction de votre plan comptable, de vos sociétés, de vos centres de coûts et des caractéristiques de votre portefeuille de contrats de location spécifiques. L’intégration avec les modules FI et FI-AA est conçue, développée et testée à partir de données contractuelles réelles. Le schéma comptable est validé au regard de votre politique IFRS 16.
3 Formation et changement
Les équipes chargées de la finance, de la comptabilité et de l’immobilier sont formées à la solution. Nous ne nous contentons pas de livrer un système pour ensuite nous retirer ; nous accompagnons les premiers cycles de clôture afin de garantir la fiabilité des résultats et d’assurer la confiance des équipes.
4 Post-Go-Live Support
Un accompagnement continu pour les modifications de contrats, les mises à jour réglementaires et les évolutions du système. À mesure que les directives relatives à la norme IFRS 16 évoluent, nous veillons à ce que la configuration de votre solution CLM reste en parfaite adéquation.
Prêt à automatiser votre conformité à la norme IFRS 16 ?
Commencez par une conversation. Nous vous dirons en toute franchise ce dont vous avez besoin et si nous sommes les mieux placés pour y répondre.
